கோவை கலெக்டர் அனைத்து ஊராட்சிகளுக்கு அனுப்பியுள்ள கடிதத்தில் கூறியுள்ளதாவது: உலக தண்ணீர் தினத்தை முன்னிட்டு அனைத்து கிராம ஊராட்சிகளிலும், கிராம சபை கூட்டம் நடத்த வேண்டும். சம்பந்தப்பட்ட ஊராட்சியில் உள்ள வார்டுகளில், சுழற்சி முறையை பின்பற்றி, 29ம் தேதி காலை 11:00 மணிக்கு கூட்டம் நடத்த வேண்டும். கூட்டத்தில் குடிநீர் தேவை, குடிநீர் துாய்மை, சிக்கனமாக பயன்படுத்துவது குறித்து விவாதித்து தீர்மானம் நிறைவேற்ற வேண்டும்.

மதச்சார்புள்ள இடத்தில் கூட்டம் நடத்தக் கூடாது. கூட்டம் நடைபெறும் இடம் மற்றும் தேதியை பொதுமக்களுக்கு தெரியப்படுத்த வேண்டும். கிராம சபை கூட்ட நடவடிக்கைகள் குறித்த மொபைல் செயலி தயார் செய்யப்பட்டுள்ளது. அதனை பயன்படுத்தி, கூட்ட நிகழ்வுகளை பதிவேற்றம் செய்ய வேண்டும். கிராம சபை கூட்டம் நடத்திய பிறகு அறிக்கையை உரிய ஆவணங்களுடன் சமர்ப்பிக்க வேண்டும். இவ்வாறு, கடிதத்தில் தெரிவிக்கப்பட்டுள்ளது.

அன்னுார் ஊராட்சி ஒன்றியத்தில் 21 ஊராட்சிகளிலும், எஸ்.எஸ்.குளம் ஒன்றியத்தில் ஏழு ஊராட்சிகளிலும் கிராம சபை கூட்டத்தில் பங்கேற்க வட்டார வளர்ச்சி அலுவலர்கள் அழைப்பு விடுத்துள்ளனர்.