தபால் சம்பந்தப்பட்ட புகாரில் தபால் அனுப்பிய தேதி, நேரம், அனுப்பியவர், பெறுவோர் முகவரி, ரசீது எண் விவரங்களை குறிப்பிட்டு இருக்க வேண்டும்.

அஞ்சல் காப்பீடு என்றால் கணக்கு எண், கணக்கு வைத்திருப்பவர் பெயர், முகவரி, பாலிசிதாரர் பெயர் உட்பட விவரங்களை குறிப்பிட வேண்டும். குறைகளை, 'தபால் சேவை குறைதீர்க்கும் முகாம், உதவி இயக்குனர், அஞ்சல்துறைத் தலைவர் அலுவலகம், தெற்கு மண்டலம், பீபிகுளம், மதுரை-625 002' என்ற முகவரிக்கு அனுப்ப வேண்டும். குறைதீர் முகாமில் நேரிலோ, செயலி மூ லமாகவோகூட பங்கேற்கலாம் என உதவி இயக்குனர் பொன்னையா தெரிவித்துள்ளார்.