தமிழகத்தில் வீடு, மனைகள் வாங்குவோர், அதுதொடர்பான பத்திரங்களை, சார் பதிவாளர் அலுவலகத்தில் பதிவு செய்ய வேண்டும். இதில், சொத்து குறித்தும், விற்பவர், வாங்குபவர் குறித்த விபரங்களும், பதிவுத்துறை இணையதளத்தில் உள்ளீடு செய்ய வேண்டும்.

இத்தகவல்கள் மீதான முதல்கட்ட ஆய்வுக்கு பின், கட்டணங்கள் தெரிவிக்கப்படும். கட்டணங்களை செலுத்தியவுடன், பதிவுக்கு பத்திரங்களை தாக்கல் செய்வதற்கான நாள், நேரத்தை ஒதுக்கி, 'டோக்கன்' வழங்கப்படும்.

அதிக பத்திரங்கள் வரும் அலுவலகங்களில், தினசரி, 200 டோக்கன்களும், மற்ற அலுவலகங்களில், 100 டோக்கன்களும் வழங்கப்படும். டோக்கன் பெற்றவர்களில் பெரும்பாலானோர், அதை பயன்படுத்தவில்லை என்பது, பதிவுத்துறை தலைமையக அதிகாரிகள் ஆய்வில் தெரியவந்துள்ளது.

இது குறித்து, பதிவுத்துறை அதிகாரி ஒருவர் கூறியதாவது:

தமிழகம் முழுதும் மண்டல வாரியாக, குறிப்பிட்ட சில சார் பதிவாளர் அலுவலகங்களில் பெறப்பட்ட டோக்கன்களின் எண்ணிக்கை, பதிவான பத்திரங்கள் எண்ணிக்கை குறித்து, ஆய்வு செய்யப்பட்டது.

ஒரு அலுவலகத்தில், 60 டோக்கன்கள் பெறப்பட்ட நிலையில், 45 டோக்கன்கள் மட்டுமே பயன்படுத்தப்பட்டு உள்ளன.

இதில், பயன்படுத்தாத மீதி டோக்கன்கள் தொடர்பான பத்திரங்கள் தாக்கலாகவில்லை என, சார் பதிவாளர்கள் குறிப்பு அனுப்பி உள்ளனர். ஆனால், பொது மக்களிடம் இருந்து வந்த தகவல்கள்படி, பத்திரங்களில் சிறிய அளவிலான குறைபாடுகள் இருந்ததால், அதை சார் பதிவாளர்கள் திருப்பி அனுப்பியது தெரியவந்தது.

சிறிய அளவிலான குறைபாடுகள் இருந்தாலும், அதை பதிவு செய்ய அனுமதி வழங்கப்பட்டுள்ள நிலையில், சார் பதிவாளர்கள் இவ்வாறு செயல்படுவது சரியல்ல.

எனவே, இதுபோன்ற பயன்படுத்தப்படாத டோக்கன்கள் தொடர்பான நபர்களை, தொலைபேசியில் தொடர்பு கொண்டு பதிவுக்கு வராதது குறித்து காரணம் கேட்டு, அதை தலைமை அலுவலகத்துக்கு அனுப்ப வேண்டும்.

தினசரி பயன்படுத்தாத டோக்கன்கள் குறித்த விசாரணை மேற்கொள்ள, சார் பதிவாளர்களுக்கு உத்தர விடப்பட்டுள்ளது. இவ்வாறு அவர் கூறினார்.