வாடிக்கையாளர்கள், கோவை கோட்டத்துக்குள் உட்பட்ட தங்களது புகார்களை, 'வாடிக்கையாளர் சேவை மையம், கோட்ட கண்காணிப்பாளர் அலுவலகம், கோவை கோட்டம், குட்ஷெட் தெரு, கோவை 641001' என்ற முகவரிக்கு, வரும் 23ம் தேதிக்குள் கிடைக்குமாறு அனுப்பி வைக்க வேண்டும்.

பதிவு மற்றும் விரைவு தபால், பணவிடை தொடர்பான புகார்களில், தபால் பதிவு செய்யப்பட்ட நாள், நேரம், அனுப்புநர் மற்றும் பெறுநர் முழு முகவரி, தபால் பதிவு எண் ஆகியவை குறிப்பிடப்பட்டிருக்க வேண்டும்.

அஞ்சலக சேமிப்பு கணக்கு, காப்பீடு தொடர்பான புகார்களில், சேமிப்பு கணக்கு எண், காப்பீட்டு எண், சேமிப்பு கணக்கு வைத்திருப்பவர், காப்பீட்டாளர் பெயர் மற்றும் முகவரி, தபால் அலுவலகத்தின் பெயர், பணப்பிடித்தம் தொடர்பான தகவல்கள் ஆகியவை குறிப்பிடப்பட்டிருக்க வேண்டும். கடிதத்தின் மேலுறையில், 'தபால் குறை தீர்ப்பு கூட்ட புகார்' என்று எழுதப்பட்டிருக்க வேண்டும் என, கோவை தபால் கோட்ட முதுநிலை கண்காணிப்பாளர் சிவசங்கர் அழைப்பு விடுத்துள்ளார்.