புகார் மனுக்கள் அனுப்பும்போது சம்பந்தப்பட்ட தபால் தேதி, நேரம், அனுப்பியவர், பெறுபவரின் முகவரி, ரசீது எண், பதிவு தபால் உள்ளிட்ட விபரங்களை குறிப்பிட வேண்டும். மனுக்களை 'தபால் சேவை குறைதீர் முகாம், உதவி இயக்குநர், தபால் துறைத் தலைவர் அலுவலகம், தெற்கு மண்டலம், மதுரை 2' என்ற முகவரிக்கு அனுப்ப வேண்டும். தபால் உறை மீது 'தபால் சேவை குறைதீர் முகாம் டிச., 2025' என குறிப்பிட வேண்டும்.

தனியார் கூரியரில் அனுப்பும் தபால்கள் ஏற்றுக்கொள்ளப்பட மாட்டாது என உதவி இயக்குநர் சரவணன் தெரிவித்துள்ளார்.