தபால்துறை சம்பந்தமான குறைகளை முழுமுகவரியுடன், தபால் பதிவு செய்த அலுவலகம், நாள், அனுப்புநர், பெறுநர் விலாசம் போன்ற தகவல்களுடன், முதுநிலை தபால் கண்காணிப்பாளர் அலுவலகத்திற்கு செப்., 12க்குள் அனுப்பி வைக்க வேண்டும்.