கூடுதல் பொறுப்பு வகிக்கும் வி.ஏ.ஓ.,க்கள் ஒவ்வொரு செவ்வாய் கிழமையும் பொறுப்பு வி.ஏ.­ஓ., அலுவலகங்களில் மனுக்களை பெற்று ஒப்புகை சீட்டு வழங்குவர். பொதுமக்கள், பட்டா மாறுதல் விண்ணப்பம் தொடர்பான உத்தரவை விண்ணப்பித்த நாளிலிருந்து இரண்டாவது வெள்ளிக் கிழமை, மூல ஆவணங்களுடன் தாசில்தார் அலுவலகத்திற்கு வந்து பெற்று கொள்ளலாம். உட்பிரிவுக்குட்பட்ட பட்டா மாறுதல் இனங்களில், மனுதாரர் விண்ணப்பித்த தேதியிலிருந்து நான்காவது வெள்ளி கிழமை, மூல ஆவணங்களை தாசில்தார் சரிபார்த்த பின், பட்டா மாறுதல் உத்தரவு, சிட்டா நகலை பெற்று கொள்ளலாம். அந்த சமயத்தில், அதற்குரிய கட்டணத்தை செலுத்தினால் போதும். இதுதொடர்பாக புகார் இருந்தால் குன்னூர் ஆர்.­டி.ஓ.,­விடம் தெரிவிக்கலாம். இவ்வாறு, காந்திமதி கூறியுள்ளார்.