இந்நிலையில் ஊராட்சிகளில் உள்ள செக் புக், பாஸ் புக், கேஷ் புக் உள்ளிட்ட முக்கிய ஆவணங்களை, சம்பந்தப்பட்ட ஊராட்சி ஒன்றியங்களில் உள்ள வட்டார வளர்ச்சி அலுவலர்களிடம் (கி.ஊ) ஒப்படைக்க உதவி இயக்குநர் அலுவலகம் (கிராம ஊராட்சி) வாய்மொழி உத்தரவு பிறப்பித்துள்ளது. இந்த உத்தரவு எழுத்துப்பூர்வமாக இல்லை. இதனால் சில ஊராட்சிகளில் ஆவணங்களை வழங்கியும், சில ஊராட்சிகளில் வழங்காமலும் உள்ளனர்.