இதற்கான ஏற்பாடுகளை ரோட்டரி மாவட்ட கவர்னர் டாக்டர் சுந்தர்ராஜன், மாவட்ட பயிற்றுனர் டாக்டர் பாலசுந்தரம் ஆகியோர் மேற்பார்வையில், மாநாட்டு தலைவர் பாலு, செயலாளர் மகேந்திரன், பொருளாளர் ரமேஷ்குமார் ஆகியோர் கொண்ட குழுவினர் செய்து வருகின்றனர்.

அழைப்பிதழ், கையேடு வெளியீட்டு விழா, வடக்கு ரோட்டரி சங்க வளாகத்தில் நடந்தது. மாநாட்டு தலைவர் பாலு, தலைமை வகித்தார். ரோட்டரி மாவட்ட கவர்னர் தனசேகர் (தேர்வு நியமனம்) சிறப்பு விருந்தினராக பங்கேற்றார்.

மாவட்ட ஒருங்கிணைப்பாளர் முத்துராமலிங்கம், மண்டல ஒருங்கிணைப்பாளர்கள், உதவி ஆளுனர்கள், அனைத்த ரோட்டரி சங்கங்களின் தலைவர்கள், செயலாளர்கள் மற்றும் மாவட்ட நிர்வாகிகள் பங்கேற்றனர்.

மாநாட்டு நிர்வாகிகள் கூறுகையில், 'சுப்ரீம் கோர்ட் நீதிபதி சுந்தரேஷ், கேரள கவர்னர் ஆரிப் முகமதுகான், சந்திராயன் திட்ட இயக்குனர் வீரமுத்துவேல் உட்பட பலர் பங்கேற்கின்றனர்' என்றனர்.