தமிழகத்தில், உரிமையாளருக்கு தெரியாமல், அவரது பெயரில் உள்ள சொத்துக்கள் மோசடி, போலி பத்திரங்கள் வாயிலாக அபகரிக்கப்படுகின்றன. இதில் பாதிக்கப்படும் நபர்கள் புகார் அளித்தால், அதை விசாரிப்பதில் சார் பதிவாளர்கள், மாவட்ட பதிவாளர்கள் அலட்சியம் காட்டுவதாக புகார்கள் வருகின்றன.இந்த விஷயத்தில் மோசடியாக ஆவணங்கள் தயாரிக்கப்பட்டது என்று உறுதியானாலும், அதை ரத்து செய்வதில் மாவட்ட பதிவாளர்கள் மறைமுகமாக மோசடி நபர்களுக்கு துணை போவதாகவும் குற்றச்சாட்டுகள் உள்ளன.

இதற்கு கிடுக்கிப்பிடி போடும் வகையில், பதிவுத்துறை தலைவர் சிவன் அருள் பிறப்பித்த சுற்றறிக்கை:ஒரு ஆவணம் போலியானது என்று தெரிய வந்தால், அது குறித்த உண்மை நிலவரத்தையும், தகவல்களையும் ஆதாரமாக்கி, பத்திரத்தில் சேர்ப்பதற்கான வழிமுறைகள் பிறப்பிக்கப் பட்டுள்ளன. இதை, மாவட்ட பதிவாளர்கள், தவறாது கடைப்பிடிக்க வேண்டும்.

போலி ஆவணம் என்று குறிப்பிடப்படும் பத்திரத்தின் அடிப்படையில், வேறு எந்த பதிவையும் மேற்கொள்ளக் கூடாது. பதிவுக்கான ஆவண தயாரிப்பில் ஆவண எழுத்தர்கள், வழக்கறிஞர்கள் ஈடுபட்டது தெரிய வந்தால், அவர்கள் மீதும் கடும் நடவடிக்கை எடுக்க வேண்டும்.

உரிய விசாரணை நடத்தி, ஆவண எழுத்தர்களின் உரிமத்தை ரத்து செய்ய, டி.ஐ.ஜி.,க்கும்; வழக்கறிஞர் குறித்து விசாரணை நடத்தி, அவர் மீது உரிய நடவடிக்கை எடுக்க பார் கவுன்சிலுக்கும் கடிதம் அனுப்ப வேண்டும்.இதே போன்று போலி பத்திரங்கள் தொடர்பான விசாரணைக்கான 19 வழிகாட்டுதல்கள் பிறப்பிக்கப்பட்டுள்ளன. இதை மாவட்ட பதிவாளர்கள் முழுமையாக கடைப்பிடிக்க வேண்டும்.இவ்வாறு அதில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ளது.