இதுதொடர்பாக, ஊரக வளர்ச்சித்துறை இயக்குனர் பொன்னையா, சென்னை தவிர்த்து அனைத்து மாவட்ட கலெக்டர்களுக்கும் அனுப்பியுள்ள கடிதம்:

உள்ளாட்சிகள் தினமான நவ., 1ம் தேதி காலை 11:00 மணிக்கு, அனைத்து கிராம ஊராட்சிகளிலும், கிராம சபை கூட்டம் நடத்த வேண்டும். கூட்டம் நடக்கும் இடம், நேரம் ஆகியவற்றை மக்களுக்கு தெரியப்படுத்த வேண்டும். மதச்சார்புள்ள எந்த வளாகத்திலும் கூட்டம் நடத்தக்கூடாது.

ஊராட்சிகளில் சிறப்பாக பணிபுரிந்த ஊழியர்கள் மற்றும் மகளிர் சுயஉதவி குழுக்களை சிறப்பிக்க வேண்டும். வடகிழக்கு பருவமழை முன்னெச்சரிக்கை நடவடிக்கைகள் குறித்து விவாதித்து, உரிய நடவடிக்கை எடுக்க வேண்டும்.

புயல் பாதுகாப்பு மையங்களில், குடிநீர், மின் விளக்கு, கழிப்பறை வசதி ஏற்படுத்த வேண்டும். வாய்க்கால்களில் உள்ள அடைப்புகளை நீக்கி, மழைநீர் வழிந்தோட வழி ஏற்படுத்த வேண்டும்.

தேவையான மணல் மூட்டைகள், சவுக்கு கட்டைகள் போன்றவற்றை தயார் நிலையில் வைத்திருக்க வேண்டும். நீர் நிலைகளின் கரைகளை கண்காணிக்க வேண்டும்.

இவ்வாறு கடிதத்தில் கூறப்பட்டுள்ளது.