இணைய வழி பதிவுக்கு தாக்கல் செய்யப்படும் ஆவணங்களை அன்றன்றே பதிவு செய்து இணைய வழியில் சார்பதிவாளர்கள் அனுப்பி வைக்க வேண்டும் என்று ஏற்கனவே அறிவுரை வழங்கப்பட்டுள்ளது.

ஆனால் அவ்வாறு செய்யாமல் வெவ்வேறு காரணங்களை கூறி தட்டிக் கழிப்பதாக தொடர்ந்து புகார்கள் வருகின்றன.

அதைத் தவிர்க்கும்படி பதிவுத்துறை தலைவர் சுற்றறிக்கை அனுப்பி உள்ளார்.

பதிவுத்துறை சுற்றறிக்கை:

கீழ்கண்ட காரணங்களை தெரிவித்து ஆவணங்களை திருப்பி அனுப்பக்கூடாது என

அனைத்து கள அலுவலர்களுக்கும் தெளிவுரைகள் வழங்கப்பட்டுள்ளன.

அதன்படி,

1.ஆவணம் ஆன்லைனில் தாக்கல் செய்யப்பட்ட அன்றே அதனை உரிய முறையில் பின்பற்றி பதிவு செய்ய வேண்டும்.

2. மூன்று நாட்களுக்கு மேல் ஏதேனும் ஆன்லைன் ஆவணங்கள் நிலுவையில் இருந்தால், அதனை பதிவு செய்த பின்னரே நேரடி ஆவணப்பதிவினை மேற்கொள்ளும் வண்ணம் மென்பொருள் மாற்றி அமைக்கப்பட்டு வருகிறது.

3.திருப்புச்சீட்டு வழங்குமுன் ஆவணத்தை சரிபார்த்து குறைகளை தெரிவித்து ஒரே முறையில் திருப்புச்சீட்டு வழங்க வேண்டும்.

4.தேவையின்றி ஒரு முறைக்கு மேல் திருப்புச்சீட்டு வழங்க கூடாது.

5.ஆன்லைன் ஆவணப்பதிவைப் பொறுத்து முன் அசல் ஆவணம் கோரத்தேவையில்லை.

6. ஆன்லைனில் உருவாக்கப்படும் ஆவணமே, சமர்ப்பிக்கப்பட்டு, சார்பதிவாளரால் பதிவு செய்யப்பட வேண்டும்.

7.ஆவணதாரர்கள் அலுவலகம் வரத்தேவையில்லை.

8. என்ன தவறு உள்ளது என்பது குறிப்பிட்டு மட்டுமே திருப்புச்சீட்டு வழங்க வேண்டும்.

மேற்கூறிய விளக்கங்களை பின்பற்ற வேண்டும்.

தேவையற்ற காரணங்களை தெரிவித்து ஆன்லைன் வழி பெறப்படும் ஆவணங்களை பதிவுக்கு மறுக்கும் நிகழ்வுகள் மிகவும் கடுமையாக கருதப்பட்டு, சம்பந்தப்பட்ட சார்பதிவாளர்கள் மற்றும் அதனை கண்காணிக்க தவறிய மாவட்ட பதிவாளர்கள் மீது ஒழுங்கு நடவடிக்கை எடுக்கப்படும் என்று பதிவுத்துறை தலைவர் எச்சரிக்கை விடுத்துள்ளார்.