இதில், தேர்தல் நடத்தும் அலுவலர் அல்லாபிச்சை தலைமை வகித்தார். துணை வட்டார வளர்ச்சி அலுவலர் விஜயகுமார், உதயகுமார் உட்பட பலர் பங்கேற்றனர். கூட்டத்தில், அதிகாரிகள் பேசியதாவது:அந்தந்த ஊராட்சிகளில் நியமிக்கப்பட்டுள்ள உதவி தேர்தல் நடத்தும் அலுவலர்கள் உறுப்பினர் பதவிக்கு போட்டியிடும் வேட்பாளர்களுக்கு தேர்தல் விதிமுறைகள் குறித்து விழிப்புணர்வு ஏற்படுத்த வேண்டும்.ஓட்டுபதிவு குறித்த அறிவிப்பையும், நாள், நேரம், தேதி ஆகியவை பெற்று கொள்ள வேண்டும். தேர்தல் முகவரை நியமித்து கொள்ள உரிய படிவத்தில் விண்ணப்பிக்க வேண்டும். தேர்தல் முகவர்களுக்கு வசதியாக, அவரவர் பணியாற்றும் ஓட்டு சாவடிகளில் வாக்காளர் பட்டியலின் நகலை அளிக்க வேண்டும்.வாக்காளர்களுக்கு அடையாள சீட்டு அளிக்க விரும்பினால், பெயரையும், சின்னத்தையும் குறிப்பிடாமல், வெள்ளைத்தாளில் வாக்காளர் விபரங்களை மட்டும் குறிப்பிட்டு, வேண்டுக்கோள், கோரிக்கை எதுவுமின்றி அனுப்ப வேண்டும்.வேட்பாளர் விரும்பினால், ஓட்டு சீட்டுக்குள் எண்ணும் பணிக்கு போதிய எண்ணிக்கையில் ஓட்டு எண்ணும் மேஜைக்கு ஒருவர் வீதம் முகவர்களை நியமித்து கொள்ளலாம். வேட்பாளர்கள் ஓட்டு எண்ணும் பணியை நேரடியாக கண்காணிக்கலாம். வாக்காளர்களுக்கு பரிசு பொருட்களோ, உறுதி மொழிகளோ, முறையீடுகளோ, அச்சுறுத்தல்களோ இன்றி ஓட்டு சேகரிக்கும் பணியை செய்ய வேண்டும் என்பது உள்ளிட்ட விதிமுறைகளை வேட்பாளர்களுக்கு தெரியப்படுத்த வேண்டும்.இவ்வாறு, அதிகாரிகள் வலியுறுத்தினர்.கூட்டத்தில், 39 ஊராட்சிகளை சேர்ந்த உதவி தேர்தல் நடத்தும் அலுவலர்கள் பங்கேற்றனர்.