நீங்கள் ஒரு தேர்வில் வெற்றிபெற்றுவிட்டீர்கள். அதைச் சற்றுத் தொலைவிலிருக்கும் உங்கள் நண்பருக்குத் தெரிவிக்கவேண்டும். எப்படித் தெரிவிப்பீர்கள்?

முதலில், நண்பரின் பெயரைச் சொல்லி அழைப்பீர்கள். அல்லது, 'ஏய்' என்றோ, 'நண்பா' என்றோ அழைப்பீர்கள். அதன்பிறகு, விஷயத்தைச் சொல்வீர்கள்.

எடுத்துக்காட்டாக, ''குமரா, நான் தேர்வில் வெற்றி பெற்றுவிட்டேன்.'' இங்கே 'குமரா' என்பது அழைப்பு. 'தேர்வில் வெற்றிபெற்றுவிட்டேன்' என்பது நீங்கள் சொல்லவந்த விஷயம். இவை இரண்டும் சரியாக அமைந்தால்தான், அந்த விவரம் சரியாகச் சென்று சேரும்.

ஒருவேளை, 'குமரா' என்பதற்குப் பதில் 'கந்தா' என்று சொல்லிவிட்டால், அந்த விவரம் இன்னொருவருக்குச் சென்றுவிடும். 'தேர்வில் வெற்றிபெற்றுவிட்டேன்' என்பதற்குப் பதில் ''குமரா, இன்றைக்கு வெள்ளிக்கிழமை'' என்று சொல்லிவிட்டால், சரியான நபரிடம் தவறான விவரம் சேர்ந்துவிடும்.

நமக்குச் சற்றுத்தொலைவில் இருக்கிற ஒருவரிடம் பேசும்போதே இத்தனை கவனம் தேவைப்படுகிறதென்றால், தொலைதூரத்தில் இருக்கும் ஒருவரிடம் கடிதம் மூலம் பேசுவதென்றால் எவ்வளவு கவனம் தேவை என்று யோசியுங்கள்.

எடுத்துக்காட்டாக, 'குமரன்' என்கிற அந்த நண்பர் வெளியூரில் இருக்கிறார். அவரிடம் இதே விவரத்தைச் சொல்லிக் கடிதம் எழுதுகிறீர்கள். அந்தக் கடிதத்தில் இந்தப் பகுதிகளெல்லாம் இருக்கும்:

* அனுப்புநர் முகவரி (உங்கள் முகவரி)

* பெறுநர் முகவரி (உங்கள் நண்பரின் முகவரி)

* கடிதம் எழுதிய தேதி, இடம்

* அழைப்பு (எ-கா: அன்புள்ள நண்பன் குமரனுக்கு)

* நலம் தெரிவித்தல் (எ-கா: நலம். நலமறிய ஆவல்.)

* சொல்லவந்த விவரம் (எ-கா: நான் தேர்வில் வெற்றி பெற்றுவிட்டேன்)

* முடிப்பு (எ-கா: இப்படிக்கு, உன் அன்பு நண்பன்)

* கையொப்பம்

* தனிப்பட்ட கடிதம் என்றால் இந்த விவரங்கள் போதும். ஒருவேளை அலுவல் ரீதியிலான கடிதம் என்றால் இன்னும் சில பகுதிகள் இருக்கும்.

* தலைப்பு அல்லது சுருக்கம் (கடிதத்தில் என்ன பேசப்பட்டிருக்கிறது எனும் விவரம்)

* பார்வை (இக்கடிதத்துடன் தொடர்புடைய பிற கடிதங்கள், ஆவணங்களின் விவரம்)

* இணைப்புகள் (இக்கடிதத்தில் குறிப்பிடப்பட்டிருக்கும் விவரங்களை உறுதிப்படுத்தும் ஆவணங்கள். எடுத்துக்காட்டாக, சான்றிதழின் நகல், புகைப்படம் போன்றவை)

* நன்றி தெரிவித்தல்

இப்படி ஒவ்வொரு கடிதத்துக்கும் ஒரு கட்டமைப்பு இருக்கிறது. அதை அறிந்து முறைப்படி எழுதினால், நாம் சொல்லவரும் விவரம் உரிய நபருக்குச் சரியாகச் சென்றுசேரும். அவர் அதனைக் கவனித்து உடனடியாக நடவடிக்கை எடுப்பார்.

ஒரு சிறு பயிற்சி: உங்கள் பகுதியில் ஒரு புதிய நூலகம் தேவை என்று கோரி உங்கள் மாவட்ட ஆட்சித்தலைவருக்கு ஒரு கடிதம் எழுதிப்பாருங்கள். மேலே நாம் கண்ட பகுதிகள் ஒவ்வொன்றும் அதற்கு எப்படிப் பொருந்துகின்றன என்று கவனியுங்கள்.

-நாகா